ข้อมูลคือทรัพยากรสำคัญ

ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลกลายเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดสำหรับทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ ข้อมูลถูกมองว่าเป็น “น้ำมันใหม่” โดยใครมีข้อมูลอยู่ก็เหมือนมีน้ำมัน ยิ่งมากก็ยิ่งได้เปรียบในทางการค้าและต่อรอง ข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่องค์กรธุรกิจต้องพึ่งพาอย่างมหาศาล

ข้อมูลที่มีคุณภาพมีประโยชน์ต่อองค์กรมหาศาล

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรคือข้อมูลที่มีความถูกต้อง ครบถ้วน ทันสมัย และสามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจได้ แต่ในขณะเดียวกันองค์กรส่วนมากกลับเผชิญกับปัญหาการมีข้อมูลจำนวนมากแต่กลับนำมาใช้งานยาก เนื่องจากข้อมูลบางประเภทอาจไม่ตอบสนองความต้องการในการใช้งาน เช่น ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ล้าสมัย ไม่ถูกต้อง หรือไม่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งส่งผลให้ไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

การที่มีข้อมูลจำนวนมากและใช้งานยากเป็นปัญหาที่องค์กรต้องเผชิญในยุคดิจิทัล ข้อมูลที่มีคุณภาพต่ำทำให้เกิดอุปสรรคในการตัดสินใจและดำเนินงาน ดังนั้น “มาตรฐาน ISO 8000-61:2016” จึงเกิดขึ้นเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถจัดการคุณภาพข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้อย่างสูงสุด นำไปสู่การพัฒนาองค์กรอย่างยั่งยืนและเติบโตในยุคที่ข้อมูลมีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ

รู้จักมาตรฐาน ISO 8000-61:2016 

มาตรฐาน ISO 8000-61:2016 เป็นส่วนหนึ่งของชุดมาตรฐานสากล ISO 8000 ซึ่งมุ่งเน้นเรื่องการจัดการคุณภาพของข้อมูล (Data Quality Management) โดยมีการกำหนดแนวทางและข้อกำหนดเฉพาะในการประเมินและจัดการคุณภาพของข้อมูล ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญในการใช้ข้อมูลภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือ

การดำเนินการตามมาตรฐาน ISO 8000-61:2016

ในการดำเนินการให้สอดคล้องกับ ISO 8000-61:2016 จะประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ ที่จะขอเรียกอย่างเข้าใจกันว่า 1 วงจรและ 2 ส่วนประกอบ ซึ่งหมายความว่า องค์ประกอบที่ 1 (Implementation Component) จะเป็นเสมือน “วงจรเครือข่ายที่จะช่วยตรวจสอบข้อมูล”จากส่วนประกอบที่นำส่งมาจากทั้ง 2 ส่วนประกอบคือ การสนับสนุนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล (Data Related Support Component) และ การจัดหาทรัพยากร (Resource Provision Component)

Implementation Component

Implementation Component หมายถึงส่วนประกอบในการนำไปปฏิบัติ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการนำมาตรฐานนี้ไปใช้จริงในองค์กร เพื่อจัดการคุณภาพข้อมูลหลัก (Master Data) อย่างมีประสิทธิภาพ โดยใน ISO 8000-61:2016 ส่วนนี้จะเป็นแนวทางหรือข้อกำหนดที่ช่วยให้สามารถนำมาตรฐานไปประยุกต์ใช้ได้ตามความเหมาะสมขององค์กร คือ วงจร PDCA (Plan-Do-Check-Act) ซึ่งประกอบไปด้วย

1. Data Quality Planning หรือ การวางแผนคุณภาพข้อมูล อยู่ในส่วนของขั้นตอน “วางแผน” (Plan) ของวงจร PDCA ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญในการกำหนดขอบเขตความต้องการ วางแผนกลยุทธ์ นโยบาย และขั้นตอนการจัดการคุณภาพข้อมูลขององค์กร และเป็นขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการภายในองค์กร จำเป็นอย่างยิ่งที่เราจะต้องพิจารณาและพัฒนาปรับปรุงไปเรื่อย ๆ ในขณะเดียวกันก็ต้องดำเนินการในวงจร PDCA ไปด้วย

2. Data Quality Control หรือ การควบคุมคุณภาพข้อมูล อยู่ในส่วนของขั้นตอน “ทำ” (Do) ของวงจร PDCA มักหมายถึงการพัฒนาคุณภาพของข้อมูล ซึ่งในกรณีนี้ ผลิตภัณฑ์ที่กล่าวถึงคือ เนื้อหาของข้อมูล วิธีการต่าง ๆ ที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาของข้อมูลมีคุณภาพสูง มักจะถูกดำเนินการในขั้นตอนนี้ โดยครอบคลุมถึงการจัดเตรียมข้อกำหนดทางเทคนิคของข้อมูลที่ถูกต้องชัดเจน และการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ การประมวลผลข้อมูลที่ถูกต้องตามขั้นตอน รวมถึงการติดตามและควบคุมกระบวนการเหล่านี้อย่างใกล้ชิด โดยวิธีดังกล่าวมีบทบาทสำคัญในการรับประกันว่าเนื้อหาของข้อมูลที่สร้างขึ้นมีคุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนด

3. Data Quality Assurance หรือ การประกันคุณภาพข้อมูล อยู่ในส่วนของขั้นตอน “ตรวจสอบ” (Check หรือ Study) ของวงจร PDCA ซึ่งการประกันคุณภาพ (Quality Assurance) มักมุ่งเน้นไปที่การพัฒนากระบวนการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเพื่อยกระดับคุณภาพของข้อมูลโดยรวม โดยเน้นการปรับปรุงและพัฒนากระบวนการในเชิงระบบ ในขั้นตอนนี้จะประกอบด้วยการทบทวนปัญหาคุณภาพของข้อมูล การกำหนดเกณฑ์การวัดผล การดำเนินการวัดคุณภาพของข้อมูลและประสิทธิภาพของกระบวนการ และการประเมินความหมายและนัยสำคัญของผลการวัดที่ได้รับ

4. Data Quality Improvement หรือ การปรับปรุงคุณภาพข้อมูล อยู่ในส่วนของขั้นตอน “ดำเนินการ” (Act) ของวงจร PDCA ซึ่งในขั้นตอนนี้จะเน้นที่การปรับปรุงกระบวนการและคุณภาพของข้อมูล กิจกรรมสำคัญสองอย่างในขั้นตอนนี้คือ การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง (Root Cause Analysis) เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในอนาคต และการทำความสะอาดข้อมูล (Data Cleansing) เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่มีอยู่ การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงควรนำไปสู่การพัฒนาวิธีแก้ปัญหาและการปรับปรุงกระบวนการจัดการข้อมูล เพื่อป้องกันหรือลดจำนวนข้อมูลที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน

Data Related Support Component

Data Related Support Component หรือ ส่วนประกอบการสนับสนุนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล เป็นขั้นตอนที่ทำขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการกำลังเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่น มีหน้าที่สนับสนุนการถ่ายโอนข้อมูล การดำเนินงานด้านข้อมูล และความปลอดภัยของข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการจัดหาเทคโนโลยีและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานคุณภาพข้อมูลในองค์กร

Resource Provision Component

Resource Provision Component หรือ ส่วนประกอบการจัดหาทรัพยากร มีหน้าที่จัดหาและควบคุมทรัพยากรภายในองค์กรที่จำเป็นต่อการดำเนินการและการสนับสนุนด้านข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการบริหารจัดการคุณภาพข้อมูลในองค์กร โดยมีการจัดตั้งและบริหารหน่วยงาน คณะกรรมการต่าง ๆ และการจัดการข้อมูล เอกสาร และสิ่งอื่น ๆ ที่หน่วยงานเหล่านี้ผลิตขึ้น นอกจากนี้ยังมีการจัดหาเจ้าหน้าที่ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและได้รับการฝึกอบรมอย่างดี เพื่อสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานดังกล่าวอีกด้วย

สรุป

มาตรฐาน ISO 8000-61:2016 ถือได้ว่ามีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กรในยุคดิจิทัล เนื่องจากข้อมูลถือเป็นทรัพยากรที่มีค่ามหาศาล โดยเฉพาะข้อมูลที่มีคุณภาพสูงจะสามารถช่วยในการตัดสินใจที่ดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้ ในประเทศไทย มาตรฐาน ISO 8000-61:2016 ถูกนำไปใช้งานในร่างหลักเกณฑ์รประเมินคุณภาพข้อมูลสำหรับหน่วยงานภาครัฐ เป็นกรอบการประเมินคุณภาพองข้อมูล (Data Quality Assessment Framework: DQAF) ของสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ DGA ฉะนั้นหากองค์กรที่สามารถจัดการคุณภาพข้อมูลให้มีคุณภาพสูงได้ จะสามารถนำข้อมูลที่มีอยู่ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ลดข้อผิดพลาด และสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาดได้อย่างแน่นอน